W ramach działalności PUP, osoba fizyczna posiada w zakresie danych osobowych następujące prawa:
(i) Prawo dostępu do danych: osoby, których dane dotyczą mają prawo do informacji, jakie dane osobowe przetwarza na ich temat PUP w Kolnie oraz mają prawo do uzyskania kopii tych danych osobowych.
(ii) Prawo do bycia zapomnianym: osoby, których dane dotyczą, mają prawo do usunięcia danych osobowych, jeśli PUP w Kolnie nie ma podstawy wynikającej z zasady zgodności z prawem do dalszego przetwarzania danych. W niektórych przypadkach PUP może podjąć decyzję o nieusuwaniu danych, ale zamiast tego ograniczyć ich użycie (na przykład, aby można było z niego korzystać tylko w przypadku roszczenia prawnego). W takim przypadku PUP zobowiązany jest do zastosowania skutecznej polityki informacyjnej
(iii) Prawo do sprostowania danych: osoby, których dane dotyczą mają, prawo do uzupełnienia niedokładnych danych, a także ich poprawienia i / lub uzupełnienia niekompletnych danych.
(iv) Prawo do wniesienia sprzeciwu: osoby, których dane dotyczą mają prawo sprzeciwić się wykorzystywaniu ich danych osobowych do określonego celu.
(v) Prawo do przenoszenia danych: osoby, których dane dotyczą, mają prawo do otrzymywania danych osobowych, które dostarczyły PUP w Kolnie, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz mają prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony PUP. O kosztach takiego przeniesienia PUP informuje zainteresowaną stronę. Prawo do przeniesienia nie dotyczy tych danych które są zawarte w rejestrach państwowych
Osoby, których dane dotyczą są uprawnione do złożenia pisemnego wniosku do Urzędu, w celu skorzystania z przysługujących im praw. Żądania od osób, których dane dotyczą, skierowane do PUP w celu skorzystania z tych praw są określane jako "wnioski o skorzystanie z praw" (WSP).
Każde żądanie osoby fizycznej dotyczące jej danych osobowych jest WSP. Wniosek nie musi odnosić się do właściwych przepisów o ochronie danych lub danych osobowych.
Warunki, w jakich PUP musi spełnić wniosek, będą się różnić w zależności od tego, które prawo jest wykonywane. W niektórych przypadkach dana osoba może chcieć skorzystać z więcej niż jednego prawa, a PUP może być w stanie spełnić jeden aspekt żądania (np. przyznając dostęp), ale nie inny (np. usunięcie danych).
PUP w Kolnie ma obowiązek odpowiedzieć na WSP w ciągu 30 dni. Jeśli żądanie jest szczególnie skomplikowane, może ono zostać przedłużone do maksymalnego okresu 60 dni, ale PUP ma obowiązek udzielenia odpowiedzi żądającemu w ciągu 14 dni, wyjaśniając, dlaczego konieczne jest wydłużenie okresu. Z tego powodu bezwzględnie należy rejestrować datę otrzymania WSP.
Należy pamiętać, że PUP w Kolnie nie jest uprawnione do pobierania opłaty za rozpatrywanie wniosków, z wyjątkiem następujących wyjątkowych okoliczności:
• gdy osoba fizyczna żąda więcej niż jednej kopii danych osobowych;
• jeżeli wniosek jest oczywiście bezzasadny lub niewspółmierny, na przykład dlatego, że PUP w Kolnie odpowiedział na identyczny wniosek w ciągu ostatnich sześciu miesięcy i w międzyczasie nie zostały pobrane żadne nowe dane osobowe. W takich okolicznościach PUP w Kolnie może podjąć decyzję o nałożeniu uzasadnionej opłaty. Każda opłata musi opierać się na uzasadnionych kosztach administracyjnych związanych z dostarczeniem informacji (lub podjęciem innych działań).
Przed podjęciem jakichkolwiek działań w związku z WSP należy potwierdzić, że pochodzi on od osoby, której dane dotyczą lub osoby upoważnionej do działania w jej imieniu. Sposób weryfikacji regulowany jest wewnętrznymi procedurami PUP w tym zakresie. Nie można prosić o więcej informacji niż minimum niezbędne do zidentyfikowania wnioskodawcy.
WSP można składać ustnie (np. telefonicznie lub osobiście). Jeśli WSP został przyjęty ustnie, należy złożyć zapytanie do wnioskodawcy, o możliwość złożenia wniosku na piśmie (np. wysyłając wiadomość e-mail). Nie można nalegać na to i nie można odmówić odpowiedzi na WSP, które są składane wyłącznie ustnie. Przesłanie pisemnej prośby służy również zweryfikowaniu tożsamości osoby składającej wniosek. Jeżeli dana osoba odmawia złożenia wniosku na piśmie, PUP w Kolnie powinno wysłać wnioskodawcy pisemną informację tak szybko, jak to możliwe, potwierdzając charakter i zakres wniosku.
W razie otrzymania WSP należy niezwłocznie poinformować Inspektora Danych Osobowych.
Następnym krokiem jest zweryfikowanie czy wniosek zawiera wystarczające informacje, aby móc go zrozumieć i rozpatrzyć. Jeśli WSP jest niejasny, należy niezwłocznie poprosić o dodatkowe informacje wymagane w uzasadniony sposób do spełnienia wniosku.
Następnym etapem rozpatrywania WSP jest zidentyfikowanie, które systemy i bazy danych mogą zawierać informacje dotyczące jednostki i jednostek biznesowych odpowiedzialnych za te systemy i bazy danych. Jednostki PUP odpowiedzialne za każdą taką bazę danych i / lub system będą odpowiedzialne za przeszukiwanie wszelkich potrzebnych informacje dotyczące danej osoby. Po zakończeniu tych działań przez odpowiednią jednostkę biznesową powinna ona dostarczyć kopię wszelkich informacji zidentyfikowanych do kontroli Inspektora Ochrony Danych.
Po otrzymaniu informacji od odpowiednich jednostek biznesowych konieczne będzie przejrzenie tych informacji w celu zidentyfikowania wszelkich danych osobowych dotyczących wnioskodawcy.
W ramach tego przeglądu należy również oflagować wszelkie / wszystkie informacje, których PUP w Kolnie nie może ujawnić bez naruszenia prawa lub krytyczne wobec danej osoby lub innej osoby. Następnym krokiem jest ustalenie, czy takie informacje mogą zostać wstrzymane w wysyłce.
PUP w Kolnie nie powinien ujawniać, usuwać ani w inny sposób wpływać na dane osobowe dotyczące osób innych niż sam wnioskodawca, chyba że strona trzecia wyrazi na to zgodę lub uzasadnione jest dostarczenie (lub usunięcie danych itp.) bez ich zgody.
Wnioski o usunięcie danych i prawo do bycia zapomnianym:
Prawa do usunięcia danych i do bycia zapomnianym nie są prawami absolutnymi. PUP w Kolnie nie musi usuwać danych osobowych, które należy zachować:
(i) w celu ochrony przed roszczeniami prawnymi (np. umowy, historia zatrudnienia lub korespondencja z klientem w sprawie skargi);
(ii) w celu spełnienia obowiązku prawnego; lub
(iii) w celu wykonania umowy.
Podobnie, osoba, której dane dotyczą, nie ma prawa do wyrażenia sprzeciwu wobec wykorzystywania jej informacji w celu, który jest niezbędny do wypełnienia zobowiązań prawnych.
Zgodnie z ogólną zasadą, PUP w Kolnie powinno spełnić żądania usunięcia i / lub sprzeciwu wobec przetwarzania w odniesieniu do następujących danych (o ile nie są one przedmiotem skargi lub postępowania sądowego):
• Informacje o profilowaniu klienta
• Pliki cookie
• Nieudane wnioski o pracę po okresie, na jaki zostały przekazane dane do rekrutacji.
Należy rozważyć, czy dane osobowe mogą zamiast usunięcia być "ograniczone", tak aby można je było używać tylko do konkretnego celu zgodnie z zasadą zgodności z prawem.
Jeśli zapadnie decyzja odmowna wobec WSP (w całości lub w odniesieniu do określonego prawa), odpowiedź będzie musiała zawierać powody odrzucenia wniosku, poparte przepisem prawa. Jeśli zdecydowano się na spełnienie żądanie usunięcia przez "ograniczenie" danych osobowych, należy to wskazać i wyjaśnić w odpowiedzi.
Odpowiedź powinna zostać dostarczona w sposób zgodny z przepisami prawa właściwymi do komunikacji z osobami, których dane dotyczą lub w sposób, na który dana osoba wyraziła zgodę.
Żądanie dostępu:
W odpowiedzi na wniosek o dostęp, należy przesłać kopię danych osobowych wymaganych przez daną osobę.
